数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：
1） 档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、 图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。
2） 档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、 缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3） 档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。
4） 信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。
5） 档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。
随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐，我们已不可逆转地进入了大数据时代。面对大数据时代的机遇与挑战，传统档案室必须向数字档案室转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。
2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发 《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求：“各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设 列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上 统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”，“支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信 息上传网络，开展远程利用”。
《福建省国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标纲要》（闽政〔2021〕4号）中推进公共数据资源开放共享中明确指出“建立完善全省公共数据资源目录，实施政务数据汇聚应用工程，完善人口、法人、社会信用、自然资源和空间地理等基础数据 资源库、电子证照等重点资源库，分期分批建设行业主题数据库，进一步规范电子文件归档和电子档案管理，推动数字档案室、档案馆建设。拓展公共数据开放维度，促进与民生紧密相关、社会迫切需要、产业发展急需的重点领域公共数据资源开放。健全政务数据汇聚共享保障机制，统筹推进政务数据跨部门、多层级汇聚共享和“一源多用”，打破信息孤岛，把“数据池塘”汇聚成“数据海洋”。
2013年10月《杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话》：数字档案馆（室）是数字时代或者说大数据时代档 案馆（室）的发展方向，是现代的新型档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆（室）。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是 看是否建成数字档案馆（室）。可以说建设数字档 案馆（室），是实现我国档案工作现代化，把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。
建设目标：数字档案室建设应以文书、专业、照片、多媒体等多种档案数据库为基础，以硬盘、光盘、磁带等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以档案数字资源为主导的档案资源体系、形成统一的信息资源共享中心、实现一站式信息服务、一体化集团管控打下坚实基础，同时也有效推动实现档案信息资源高效、精准服务企业生产经营发展，实现企业（机关）各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用。